Cum să alegeți software-ul potrivit pentru restaurantul dvs. mic sau mediu
Software-ul pentru restaurante vă poate face viața mai ușoară. De asemenea, poate crea dezordine.
Un sistem POS, o aplicație de comandă online, un instrument de programare și o platformă de inventar pot funcționa bine pe cont propriu. Dar dacă nu împărtășesc datele sau dacă comenzile nu ajung la imprimanta potrivită, personalul dvs. devine integrarea.
Vestea bună este că nu trebuie să comparați fiecare platformă de restaurant din SUA. Începeți cu cinci decizii care contează pentru operațiunea dvs. zilnică. Acest ghid vă va ghida prin ele, vă va arăta greșelile de evitat și vă va ajuta să testați fluxul de lucru complet de comandă la imprimare înainte de a semna un contract.
Ce este software-ul de management al restaurantului?
Software-ul de management al restaurantului este grupul de instrumente digitale utilizate pentru a primi comenzi, a accepta plăți, a gestiona meniurile, a programa angajații, a urmări inventarul, a comunica cu oaspeții și a revizui performanța afacerii. Majoritatea platformelor sunt bazate pe cloud și sunt vândute prin abonamente lunare sau anuale.
Asta sună ca mult pentru că este. Dar majoritatea restaurantelor mici nu au nevoie de fiecare categorie.
Fiecare restaurant are nevoie de o tehnologie completă?
- Nu, nu.
O cafenea din cartier poate avea nevoie de un POS, procesare a plăților, raportare de bază și o imprimantă de chitanțe. Un magazin de pizzeria greu de livrare poate pasa mai mult de sincronizarea meniului, agregarea comenzilor si imprimarea automata a biletelor. Un restaurant cu servicii complete poate avea nevoie de gestionarea mesei și de rutări separate pentru bucătărie, bar și stație de desert.
Tipul dvs. de restaurant ar trebui să decidă ce vine mai întâi:
Tipul de restaurant | Începe cu |
Cafenea, panieri sau birou mic | POS, plăți, raportare de bază, imprimare chitanțe |
Restaurant cu servicii rapide | Intrarea rapidă a comenzilor, modificatoare, rutare bucătărie, comandă online |
Restaurant cu servicii complete | Tabele, controale împărțite, rezervările, rutele stațiilor, permisiunile personalului |
Restaurant pentru culcare sau livrare | Sincronizarea meniului, agregarea livrărilor, imprimarea automată a comenzilor |
Food truck sau pop-up | Tabletă sau POS mobil, hardware compact, opțiuni fără fir |
Grupul de restaurante în creștere | Meniuri centrale, raportare în mai multe locații, inventar, instrumente pentru forța de muncă |
Dacă livrarea reprezintă o parte majoră a afacerii dvs., începeți cu verificarea modului în care platforma primește și imprimă comenzile de pe piață. Ghidul HPRT pentru imprimante de chitanțe Uber Eats explică conexiunea de bază și întrebările de tipărire pe care trebuie să le puneți.
Verificare rapidă: Câte sisteme atinge echipa dvs. între momentul în care sosește o comandă și momentul în care mâncarea părăsește bucătăria? Fiecare livrare manuală este un loc în care o comandă poate fi întârziată sau ratată. |
Cele cinci decizii care contează cel mai mult
1. Rezolvă mai întâi cea mai mare problemă
Nu începe cu o listă de mărci de software. Începeți cu partea schimbării care provoacă cele mai multe probleme.
Care sunt pauzele în timpul celor mai ocupate 30 de minute?
Ce se întâmplă ? | Ce trebuie evaluat mai întâi |
Checkout este prea lent | Restaurant POS și fluxul de plată |
Comenzile online sunt introduse manual | Comandă online sau agregare de comenzi |
Biletele merg la stația greșită | Reguli de trasare a bucătăriei și imprimante |
Costul alimentelor nu este clar | Inventar, achiziții și rețetă costuri |
Managerii petrec ore pe programe | Programarea forței de muncă |
Rezervările și listele de așteptare sunt dezordonate | Managementul oaspeților și meselor |
Clienții se întorc rar | Loialitatea și angajamentul clienților |
Dacă nu puteți descrie problema într-o singură propoziție, nu sunteți gata să cumpărați software-ul. Un demo de produs poate face ca fiecare caracteristică să arate utilă. O problemă clară vă ajută să vedeți ce caracteristici contează de fapt.
2. Cumpărați stiva minimă de care aveți nevoie
Cele mai multe restaurante mici au nevoie de un nucleu simplu: POS și plăți, gestionarea comenzilor, raportarea de bază și o modalitate fiabilă de a imprima chitanțe sau bilete de bucătărie.
Adăugați un alt instrument numai atunci când rezolvă o problemă reală. De exemplu:
· Adăugați comenzi online atunci când clienții au nevoie de un canal direct de livrare sau de preluare.
· Adăugați agregarea livrării atunci când personalul copiează comenzi de la mai multe tablete.
· Adăugați software-ul de inventar atunci când deciziile privind costul alimentelor se bazează pe ghiciri.
· Adăugați software de programare atunci când planificarea schimburilor și orele suplimentare sunt dificil de controlat.
Adăugați software de loialitate atunci când vizitele repetate sunt o prioritate clară de creștere.
Dacă sistemul dvs. de inventar sau de bucătărie produce, de asemenea, date, rotație sau etichete de ingrediente, includeți acest flux de lucru în încercare. Ghidul de etichetare a preparatelor alimentare al HPRT arată tipurile de informații de care echipele de restaurante au nevoie în mod obișnuit pe aceste etichete.
Harta de mai jos grupează platformele software de restaurant reprezentative din SUA după funcție. Folosește-o pentru a înțelege piața, nu ca o listă de cumpărături.
Peisajul software-ului restaurant din SUA. numai platforme reprezentative; includerea nu constituie o aprobare sau o compatibilitate HPRT confirmată.
3. Decideți între o platformă și unelte separate
O platformă all-in-one este de obicei mai ușor de configurat. Uneltele separate vă pot oferi caracteristici mai profunde. Nici o opțiune nu este automat mai bună.
Alegeți o platformă all-in-one atunci când doriți mai puțini furnizori, un singur contact de asistență și un flux de lucru standard. Uitați-vă la blocarea plății, hardware-ul necesar și modulele suplimentare care măresc prețul.
Alegeți instrumente separate atunci când aveți deja un POS de încredere sau aveți nevoie de o funcție avansată de rezervare, inventar, programare sau marketing. Aveți grijă de datele duplicate, abonamente suplimentare și responsabilitatea de suport neclară.
Întrebați furnizorul: Ce caracteristici sunt integrate în platforma dvs. și care depind de o integrare terță parte sau de un abonament separat? |
4. Adăugați costul real
Prețul lunar de început nu este numărul care contează. Numărul real este ceea ce costă sistemul într-o lună normală în restaurantul dvs.
Includeți:
· Taxe de abonament de bază și pe locație
· Taxe pe terminal sau pe utilizator
· Taxe de procesare a plăților
· Taxe de comandă online sau pe comandă
· Livrare, contabilitate, loialitate și alte integrații
· Cumpărarea sau închirierea de hardware
· Instalarea, configurarea meniului, instruirea și migrarea datelor
· Suport premium și costuri de anulare
Apoi întrebați ce se întâmplă cu prețul atunci când adăugați încă un registru, un alt canal de comandă sau o a doua locație. Un sistem care arată accesibil astăzi poate deveni scump pe măsură ce restaurantul crește.
5. Asigurați-vă că fiecare comandă ajunge la locul potrivit
Aici alegerea software-ului devine o decizie hardware.
Un demo neted pe un laptop nu dovedește că o comandă de cină va ajunge la imprimantă grătar, băutura va ajunge la bar, iar chitanța clientului va fi tipărită la biroul din față. Testați fiecare stație separat.
La biroul din faţă
Caută încărcare rapidă a hârtiei, conectivitate stabilă, chitanțe de 80 mm citibile și viteză suficientă pentru checkout-ul de vârf. HPRT TP80N-H este un exemplu de imprimantă termică directă compactă cu conectivitate USB și Ethernet. Tot trebuie testat cu aplicația POS exactă, sistemul de operare și șoferul pe care intenționați să îl utilizați.
Aveți nevoie de o listă de verificare hardware mai largă? Consultați ghidul de cumpărare al imprimantei de chitanțe HPRT pentru afacerile de vânzare cu amănuntul și restaurante.
Cu o tabletă sau un POS mobil
Verificați dacă POS necesită Bluetooth, Wi-Fi, Ethernet sau o imprimantă aprobată de furnizor. HPRT TP808 oferă interfețe standard USB, seriale și Ethernet cu Bluetooth și Wi-Fi opționale, plus drivere și SDK-uri pentru mai multe medii de operare. Aceste opțiuni sunt utile pentru evaluare, dar nu înlocuiesc testarea compatibilității specifice platformei.
În bucătărie
Biletele de bucătărie trebuie să fie greu de ratat și ușor de trasat. Dacă comenzile, băuturile și deserturile merg la diferite stații, confirmați că POS-ul suportă imprimarea comenzilor de bucătărie împărțite înainte de a cumpăra imprimante suplimentare.
Un model dedicat, cum ar fi imprimanta de bucătărie HPRT KP806C, adaugă caracteristici concepute pentru medii zgomotoase și exigente, inclusiv alerte de comenzi, detectare a prelucrării hârtiei, reprimare a erorilor și montare pe perete. Întrebarea cheie rămâne aceeași: software-ul selectat suportă configurarea exactă a modelului și a rutării?
Pentru comenzi online și de livrare
Întrebați dacă comenzile sunt imprimate automat sau dacă un angajat trebuie să le accepte și să le reintroducă. Dacă platforma suportă tipărirea în cloud, aflați cum se deplasează sarcina de tipărire de la sistemul de comandă la restaurant și ce se întâmplă atunci când conexiunea la internet eșuează. Prezentarea generală a HPRT a aplicațiilor de imprimante POS cloud în serviciile alimentare explică unde acest tip de flux de lucru poate ajuta.
Înainte de a cumpăra: Cereți furnizorului sau integratorului de software să confirme în scris modelul exact al imprimantei. USB, Ethernet, Bluetooth sau Wi-Fi descrie conexiunea. Nu garantează compatibilitatea la nivel de aplicație. |
Cele mai grele greșeli ale software-ului de restaurant pe care trebuie să le eviti
1. Cumpărarea caracteristicilor pe care nu le aveți timp să le utilizați
O listă lungă de caracteristici se poate simți ca o valoare mai bună. Dar modulele nefolosite încă adaugă setări de cost, instruire și meniu.
Cum să o evitați: Alegeți cea mai mică configurație care rezolvă problema de astăzi. Adăugați un alt modul atunci când puteți explica cine îl va folosi și ce rezultat vă așteptați. |
2. Crezând “se integrează cu” înseamnă “inclus”
O integrare poate necesita un alt abonament, o taxă de implementare sau un cont terț. De asemenea, poate muta doar o parte din datele pe care le așteptați.
Cum să o evitați: Cereți furnizorului să afișeze integrarea în direct și să enumerați în scris fiecare taxă suplimentară, cont și limitare. |
3. Alegerea software-ului înainte de a verifica suportul imprimantei
Restaurantele aleg adesea mai întâi un POS și presupun că imprimanta lor existentă va funcționa. Această ipoteză poate duce la înlocuirea hardware-ului sau la manipularea manuală a comenzilor.
Cum să o evitați: Verificați lista dispozitivelor suportate înainte de semnare. Apoi testați imprimarea chitanțelor, rutarea bucătăriei, reimprimările, recuperarea hârtiei și comenzile online cu hardware-ul exact. |
4. Ignorarea ceea ce se întâmplă atunci când rețeaua eșuează
Sistemele cloud sunt convenabile până când conexiunea scade în timpul prânzului.
Cum să o evitați: Întrebați ce sarcini funcționează încă offline, dacă plățile pot continua, dacă imprimarea locală din bucătărie continuă și cum se sincronizează comenzile după ce se întoarce conexiunea. |
5. Lasând doar proprietarul să testeze sistemul
Proprietarul vede rapoartele. Casierul vede aspectul butonului. Bucătăria vede claritatea biletelor. Nu testează același produs.
Cum să o evitați: includeți un casier, un server, un angajat din bucătărie și un manager în încercare. Un pas confuz repetat de sute de ori va conta mai mult decât o caracteristică de bord utilizată o dată pe lună. |
Cum să testați software-ul restaurantului înainte de a cumpăra
Nu testați doar în timpul unei prezentari de vânzare. Testați fluxul de lucru pe care echipa dvs. îl va utiliza într-o seară de vineri.
Creați:
· O cină în ordine cu modificatori și note de alergie
· O comandă de luat-la-mâncare și o comandă online care sosesc în același timp
· O plată împărțită, reducere, nulitate și rambursare
· Obiecte direcționate către bucătărie sau stații de bar separate
· O chitanță și un bilet de bucătărie
· O eroare de hârtie sau de acoperire deschisă
· O întrerupere și recuperare a rețelei
Un nou cont de angajat cu permisiuni limitate
· Un raport de la sfârșitul zilei și exportul de date
Vezi câți pași ia fiecare sarcină. Ascultă întrebările pe care le pune personalul tău. Verificați dacă biletul este ușor de citit dintr-o stație de pregătire aglomerată. Cel mai important, aflați cine își asumă responsabilitatea atunci când software-ul și imprimanta încetează să comunice.
Începeți cu această listă de verificare a software-ului restaurant
Sistemul rezolvă o problemă clar definită.
Se potrivește modelului dvs. de serviciu și canalelor de comandă.
Personalul dvs. poate învăța fluxul de lucru de bază.
· Integrările necesare sunt disponibile și cu preț.
Termenii de procesare a plăților sunt clare.
· Datele dvs. pot fi exportate.
Comportamentul offline a fost testat.
• Totul costul lunar este documentat.
Termenii contractuale și de anulare sunt înțeleși.
· Suportul pentru imprimanta de chitanta si bucatarie este confirmat.
· Fluxul de lucru complet de comandă la imprimare a fost testat.
· Suportul este disponibil în timpul orelor de funcționare.
Alegeți software care face schimbarea mai ușoară
Cel mai bun software pentru restaurant nu este sistemul cu cele mai multe module. Este sistemul pe care echipa dumneavoastră îl poate utiliza în mod fiabil, pe care restaurantul dumneavoastră îl poate permite și pe care fluxul comenzilor dumneavoastră îl poate susține.
Începeți cu problema care durează cel mai mult schimbarea. Cumpărați stiva minimă necesară pentru a o repara. Adăugați costul real. Apoi testați software-ul, POS-ul, rețeaua și imprimantele ca un singur flux de lucru.
Dacă sistemul creează mai mulți pași manuali decât elimină, probabil că nu este sistemul potrivit.
Pentru o comparație hardware de la stație la stație, consultați ghidul de imprimantă POS restaurant HPRT.
Întrebări frecvente despre software-ul restaurant
Care este cel mai bun software pentru un restaurant mic?
Nu există o singură platformă pentru fiecare restaurant. O cafenea poate da prioritate checkout-ului rapid și imprimării simple a chitanței. Un restaurant de livrare poate avea nevoie de sincronizare a meniului, agregare a comenzilor și bilete automate pentru bucătărie. Alegeți mai întâi fluxul de lucru, apoi comparați platformele.
Ar trebui un restaurant mic să aleagă un sistem all-in-one?
Poate fi mai ușor de implementat și de suportat, mai ales fără personal IT. Verificați termenii de plată, cerințele hardware, exportul de date și costul modulelor suplimentare înainte de a vă angaja la un singur furnizor.
Poate orice imprimantă termică de chitanțe să funcționeze cu software-ul restaurantului?
Nu. Compatibilitatea poate depinde de modelul exact, sistemul de operare, interfața, driverul, limbajul de comandă, firmware-ul și lista de dispozitive aprobate de furnizorul de software.
Ce ar trebui să testez în timpul unei demonstrații software-ului restaurant?
Testați o comandă completă cu modificatoare, plată, rutări de bucătărie, tipărire, rambursări, întrerupere a rețelei și raportare la sfârșitul zilei. Includeți personalul din fața casei, personalul din bucătărie și un manager.
